Pada dasarnya, setiap hotel mempunyai prosedur penjualan sewa kamar yang
sama. Proses tersebut diawali dengan penerimaan tamu yang masuk (check in) dan kemudian diakhiri dengan
keluarnya tamu (check out), ketika
proses check out berlangsung, pihak
hotel akan menerima pembayaran dari tamu atas semua biaya yang timbul selama
tamu tersebut menginap di hotel, atau menerima pembayaran dari tamu atas semua
biaya yang timbul selama tamu menginap dihotel akan diterima pada saat check in.
4.1.2 Prosedur
Check In
- Prosedur check in melalui pemesanan kamar.
a.
Tamu datang dan menyebutkan nama.
b.
Reception
memeriksa reservation list ( daftar
pemesanan ), apabila namanya tercantum, maka tamu akan menandatangani bukti
register check in.
c.
Reception
meminta kartu identitas tamu ( SIM / KTP / Paspor ).
d.
Sebagai jaminan pembayaran, maka reception akan
meminta:
a)
Deposit, biasa berupa uang tunai ( cash ) atau credit card.
b)
Guarantee Letter
atau surat
jaminan dari perusahaan.
c)
Voucher dari travel agent.
d)
Travel check.
e.
Reception
memberikan key cardlock kepada tamu,
dimana key cardlock mempunyai nomor
kamar yang dipesan dan nomor kamar
tersebut harus sama dengan nomor yang tertera di cardlock, tentu saja sebelumnya kamar tersebut telah diperiksa
kesiapannya untuk disewakan serta hari dan jam berapa tamu tersebut harus check out.
f.
Bukti registrasi terdiri dari dua rangkap:
a)
Lembar kesatu diberikan kepada tamu yang akan menginap.
b)
Lembar kedua disimpan dalam rak khusus bukti registrasi
dan bill-bill tamu.
- Prosedur check in tanpa pemesanan
a.
Tamu datang dan menanyakan harga kamar yang sesuai
dengan keinginannya.
b.
Tamu memutuskan untuk menginap dan menandatangani bukti
registrasi yang diberikan oleh reception.
c.
Reception meminta kartu identitas (SIM atau KTP) dan deposit. Deposit ini harus diminta
sebagai jaminan pembayaran tamu, biasanya beupa uang kas ataupun kartu kredit.
d.
Reception mengisi data pada bukti registrasi kemudian
memberikan nomor kamar yang disewakan pada bukti registrasi, key cardlock diberikan kepada tamu dan bell boy mengantarkan tamu tersebut ke
kamar yang telah dipesan.
e.
Bukti registrasi yang berangkap dua kemudian disebarkan
( seperti check in dengan pemesanan
kamar ).
4.1.3 Prosedur
Pembuatan Account Tamu / Pembuatan Bill Guest
a.
Tamu yang menginap mempunyai nomor account tersendiri sesuai dengan nomor kamar yang dihuni. Reception memasukkan data tamu tersebut
ke dalam computer ( input data ), sesaat tamu tersebut check in.
